Comment informer le public d'un accueil sans tout répéter au guichet ?
VisualCall est un service en ligne qui diffuse des annonces vocales programmées dans un accueil du public : mairie, service administratif, agence, guichet. Vous écrivez le message, choisissez une voix, fixez les jours et les heures : l'annonce passe seule en salle d'attente, par la sonorisation déjà en place. VisualCall n'appelle pas les numéros de ticket et ne remplace pas un système d'alerte.
Les annonces utiles dans une salle d'attente
Ce sont les informations que les agents répètent toute la journée. Quelques exemples :
- « L'accueil ferme à seize heures trente. Les dossiers peuvent être déposés jusqu'à seize heures. »
- « Pour un renouvellement de pièce d'identité, merci de préparer votre justificatif de domicile. »
- « Ce service reçoit uniquement sur rendez-vous. »
- « Nos bureaux seront fermés lundi. Ils rouvriront mardi, à huit heures. »
- « Merci de mettre votre téléphone en mode silencieux dans la salle d'attente. »
Comment cela se met en place
- Vous rédigez le message, en phrases courtes.
- Vous choisissez une voix parmi les 38 du catalogue, et une tonalité posée.
- Vous écoutez le résultat avant de le conserver.
- Vous programmez la diffusion : les jours et l'heure. À partir de l'offre Pro, un rappel peut se répéter dans une plage horaire, par exemple toute la matinée.
- Vous choisissez les zones de diffusion où il doit passer.
La salle d'attente, le hall, un étage
Une zone de diffusion est un endroit qui a ses propres haut-parleurs. Elle reçoit un lecteur, une simple page web que l'on ouvre, par un lien ou un QRCode, sur un ordinateur, une tablette ou un mini-PC relié à la sonorisation déjà en place. L'annonce de fermeture d'un service peut ainsi ne passer qu'à son étage. Il n'y a rien à installer, mais il faut cet appareil et une connexion internet.
Un public qui ne parle pas toujours français
Le catalogue propose des voix dans huit langues : français, anglais, espagnol, allemand, italien, portugais, japonais et chinois. Vous écrivez vous-même chaque version du message ; chacune est lue par une voix native. Voir Diffuser dans plusieurs langues.
Ce que cela change au quotidien
Les agents n'ont plus à interrompre un rendez-vous pour annoncer la fermeture. L'information est donnée à tout le monde, avec les mêmes mots, avant que la question soit posée au guichet. Et si vous gérez plusieurs sites, chacun diffuse à sa propre heure locale.
Combien cela coûte
L'offre Starter, à 59 € TTC par mois, couvre un site et une zone de diffusion. L'essai gratuit dure quinze jours. Voir les tarifs.
Les limites à connaître. VisualCall n'est pas un système d'alarme, d'alerte ni d'évacuation, et ne remplace aucun dispositif de sécurité réglementaire. Il n'appelle pas les usagers par leur numéro et ne gère pas de file d'attente. Il ne traduit pas les textes, ne diffuse pas de musique et ne répond pas au téléphone.
Le plus simple pour juger : composez une annonce avec votre propre texte et écoutez le résultat.
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